এক্সেলে ডেটা সর্ট এবং ফিল্টার করার দুটি গুরুত্বপূর্ণ টুলস রয়েছে, যা ডেটার বিশ্লেষণ এবং উপস্থাপনাকে সহজ ও কার্যকরী করে তোলে। এই টুলসগুলো ব্যবহার করে আপনি ডেটা দ্রুত সাজাতে (Sort) এবং নির্দিষ্ট তথ্য নির্বাচন (Filter) করতে পারেন। এটি বিশাল ডেটাসেটের মধ্যে প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে পেতে এবং ডেটা বিশ্লেষণকে সহজ করতে সহায়তা করে।

ডেটা সর্ট করা (Sorting Data)

ডেটা সর্টিং এর মাধ্যমে আপনি আপনার ডেটা নির্দিষ্ট ক্রমে সাজাতে পারেন, যেমন সংখ্যা বা বর্ণানুক্রমিকভাবে। এক্সেলে ডেটা সর্ট করার কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি রয়েছে:

১. একক কলামে ডেটা সর্ট করা

একটি নির্দিষ্ট কলামের ডেটা সর্ট করতে, নিচের পদক্ষেপগুলো অনুসরণ করুন:

• প্রথমে যে কলামে ডেটা সর্ট করতে চান, সেই কলামটি নির্বাচন করুন।
• এরপর Data ট্যাবের নিচে Sort অপশনে ক্লিক করুন।
• ডায়ালগ বক্সে Sort by অপশনে কলাম নাম নির্বাচন করুন, তারপর Order অপশন থেকে Ascending (আলফাবেটিক বা নম্বর অনুসারে ছোট থেকে বড়) অথবা Descending (বড় থেকে ছোট) নির্বাচন করুন।
• OK ক্লিক করলে ডেটা সর্ট হয়ে যাবে।

২. একাধিক কলামে ডেটা সর্ট করা

যদি আপনি একাধিক কলামের ওপর ভিত্তি করে ডেটা সর্ট করতে চান, তাহলে:

• Sort ডায়ালগ বক্সে Add Level ক্লিক করুন।
• প্রথমে এক কলাম নির্বাচন করুন, তারপর অন্য কলামগুলোর জন্যও একইভাবে সর্টিং ক্রম নির্ধারণ করুন।
• OK ক্লিক করলে একাধিক কলামের অনুযায়ী ডেটা সর্ট হয়ে যাবে।

৩. কাস্টম সর্ট

এক্সেলে আপনি কাস্টম অর্ডারও সেট করতে পারেন, যেমন একটি নির্দিষ্ট ধাপ বা গ্রুপ অনুযায়ী ডেটা সাজানো। এটি করতে Sort ডায়ালগ বক্সে Order এর নিচে Custom List নির্বাচন করে কাস্টম অর্ডার তৈরি করতে পারেন।

ডেটা ফিল্টার করা (Filtering Data)

ডেটা ফিল্টার করার মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট শর্ত পূরণকারী ডেটা দেখাতে পারেন। এটি বিশাল ডেটাসেটের মধ্যে থেকে শুধুমাত্র প্রাসঙ্গিক তথ্য নির্বাচন করতে খুবই কার্যকর। এক্সেলে ডেটা ফিল্টার করতে:

১. সাধারণ ফিল্টার ব্যবহার করা

• প্রথমে ডেটা রেঞ্জ নির্বাচন করুন, তারপর Data ট্যাবের নিচে Filter অপশনে ক্লিক করুন।
• এখন, প্রতিটি কলামের হেডারের পাশে একটি ছোট তীর চিহ্ন (drop-down arrow) দেখাবে। এই তীরের মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট শর্তে ডেটা ফিল্টার করতে পারবেন।
• কলামে যে মানগুলো দেখতে চান, তা নির্বাচন করুন এবং OK ক্লিক করুন। এরপর শুধুমাত্র নির্বাচিত মানগুলো আপনার রেঞ্জে প্রদর্শিত হবে।

২. নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী ফিল্টার

আপনি নির্দিষ্ট শর্ত (যেমন বড় বা ছোট মান, বা টেক্সটের অংশ) অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার করতে পারেন:

• হেডারের drop-down তীরের মাধ্যমে Number Filters বা Text Filters নির্বাচন করুন।
• সেখানে শর্ত অনুযায়ী ফিল্টার অপশন (যেমন Greater Than, Less Than, Contains, Begins With ইত্যাদি) নির্বাচন করুন।
• শর্ত অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার হয়ে যাবে।

৩. একাধিক শর্তে ফিল্টার

একাধিক কলামে শর্ত দিয়ে ফিল্টার করতে হলে:

• প্রতিটি কলামের জন্য শর্ত নির্ধারণ করুন এবং বিভিন্ন কলামের ডেটা একই সময়ে ফিল্টার করুন।
• একাধিক শর্তের ভিত্তিতে ডেটা দেখা যাবে, যেমন একটি কলামে "Greater Than 100" এবং অন্য কলামে "Contains 'Sales'" শর্ত প্রয়োগ করা।

ডেটা ফিল্টার এবং সর্টের মধ্যে পার্থক্য

• ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ডেটা দেখাতে পারেন, কিন্তু ডেটার অবস্থান বা ক্রম পরিবর্তন হয় না।
• সর্ট ব্যবহার করে আপনি ডেটা নির্দিষ্ট ক্রমে সাজাতে পারেন (যেমন, ছোট থেকে বড় বা বড় থেকে ছোট), যার মাধ্যমে ডেটার প্রদর্শন পরিবর্তিত হয়।

ডেটা সর্ট এবং ফিল্টার করার সুবিধা

• ডেটা বিশ্লেষণ: ডেটা সর্ট এবং ফিল্টার করে আপনি দ্রুত তথ্য বের করতে পারেন, যা বিশ্লেষণ এবং রিপোর্ট তৈরিতে সহায়তা করে।
• ভাল ভিজ্যুয়ালাইজেশন: সর্ট এবং ফিল্টার ব্যবহার করে আপনার ডেটাকে সহজে সাজানো যায়, যাতে ডেটার প্যাটার্ন এবং ট্রেন্ড দেখতে সুবিধা হয়।
• শর্তসাপেক্ষ নির্বাচন: শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ফিল্টার করা যায়, যা সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়ক।

সারাংশ

এক্সেল ডেটা সর্ট এবং ফিল্টার করার মাধ্যমে আপনি বিশাল ডেটাসেটকে সহজে বিশ্লেষণ ও উপস্থাপন করতে পারেন। ডেটা সর্ট ব্যবহার করে আপনি ডেটাকে নির্দিষ্ট ক্রমে সাজাতে পারেন, এবং ফিল্টার ব্যবহার করে আপনি শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় তথ্য দেখতে পারেন। এই ফিচারগুলো আপনাকে দ্রুত এবং কার্যকরীভাবে কাজ করতে সহায়তা করে।